Mit unserem Programm FINANZ+ Digitale Signatur erfolgt die optische Belegverarbeitung. Die Rechnung wird eingescannt und automatisch verschlagwortet und steht dann im Rechnungseingangsbuch.
Das Modul FINANZ+ Digitale Signatur entfaltet seinen vollen Nutzen nur dann, wenn es gemeinsam mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt wird. Als DMS können dabei alle auf dem Markt befindlichen Verfahren zum Einsatz kommen, wenn diese eine Schnittstelle zu unserem Programm anbieten können.
In Verbindung mit einem DMS kann, beginnend mit dem Rechnungseingang, jegliche Dokumentenerstellung und -unterzeichnung digital durchgeführt werden. Alle in diesem Zusammenhang erzeugten Dokumente liegen ab dem Zeitpunkt der Anordnung der Rechnung revisionssicher im Archiv.
Es gibt auch die Möglichkeit, dieses Programm ohne die digitale Signatur einzusetzen. Das Rechnungseingangsbuch kann bei einer zentralen Buchhaltung in den dezentralen Ämtern / Abteilungen eingesetzt werden. So erfasst beispielsweise das Bauamt seine Rechnungen im Rechnungseingangsbuch und druckt die Kontierungsbögen dazu aus.
Im Anschluss werden die erfassten Rechnungen von der zentralen Buchhaltung aus dem Rechnungseingangsbuch übernommen, sobald die Rechnung und der unterschriebene Kontierungsbogen vorliegen.
Hintergrund für den Einsatz des Rechnungseingangsbuches ist oftmals die Einführung der dezentralen Ressourcenverantwortung. Im Rahmen der dezentralen Ressourcenverantwortung werden die Rechnungen in den einzelnen Fachbereichen der Verwaltung (dezentral) erfasst. Diese Struktur wurde oftmals schon im Rahmen der Kameralistik eingeführt. Da sich durch die Doppik die Anforderungen an die Erfassung von Rechnungen erhöht haben, wird das FINANZ+ Rechnungseingangsbuch in der Doppik dezentral eingesetzt. Die Erfassungsmaske des Rechnungseingangsbuches wurde im Vergleich zur Anordnungsmaske deutlich vereinfacht. Viele Sachverhalte wie z.B. Ratenzahlungen oder Periodenaufteilungen (Abgrenzung) entfallen. Zu den im Rechnungseingangsbuch erfassten Rechnungen kann auch eine Art Anordnung bzw. ein Kontierungsbogen gedruckt werden.
Die dadurch dezentral erfassten Rechnungen können im Anschluss in die Anordnungsprogramme übernommen werden. Dies geschieht durch fachlich – was Buchung und Kontierung betrifft – besser ausgebildete Sachbearbeiter zentral. Sämtliche Eingaben (auch die Konten, vorausgesetzt man bucht nicht auf einen mittelbindenden Auftrag) können dabei nochmals korrigiert werden, bevor die eigentliche Anordnung erfolgt.
Der Vorteil für die Kommune:
Es kann mit dem Rechnungseingangsbuch begonnen werden. In einer späteren Stufe kann dann der Ausbau zur digitalen Signatur erfolgen. Der Lizenzpreis für das Rechnungseingangsbuch wird zu 100% auf den Lizenzpreis für das Programm Digitale Signatur angerechnet.