Die Stadt Bad Säckingen hat sich, unterstützt durch FINANZ+, erfolgreich auf den Weg in die Digitalisierung begeben. Nach gründlicher Vorbereitung und einer intensiven Testphase arbeitet die Stadtverwaltung mit einem vollständigen, digitalen Rechnungsworkflow und hat dabei unsere neuen Web-Module und Apps für die Zeichnung von Rechnungen pilotiert. Ein- und auch Ausgangsrechnungen werden nun im Dokumentenmanagementsystem d.3 gescannt, an FINANZ+ übertragen und papierlos bearbeitet, gebucht und unterzeichnet.
Die Kämmerin und Projektleiterin Frau Bettina Huber freut sich zusammen mit Ihrem Team und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung über die Vorteile und Möglichkeiten der von DATA-PLAN entwickelten Lösung und gibt wertvolle Tipps für die Umsetzung eines solchen Projekts:
„Wir haben die E-Rechnung jetzt seit ca. 3 Wochen im Einsatz. Anfänglich gab es ein paar technische Probleme, die von DATA-PLAN ausgeräumt werden konnten und der Tatsache geschuldet waren, dass die Stadt einen Teil der Anwendungen erstmals einsetzte. Die Rückmeldungen zur digitalen Rechnungsbearbeitung sind durchweg positiv. Die Bearbeitung der Belege erfolgt viel schneller, da diese nicht erst in Papierform zwischen den einzelnen Abteilungen und Außenstellen hin und her geschickt werden müssen. Die Liegezeiten der Rechnungen sind deutlich kürzer, die Papierstapel in den Büros werden weniger. Durch den Wegfall des Anordnungsdrucks spart die Stadt pro Jahr ca. 60.000 Blatt Papier. Die Anzahl der Drucker wird künftig merklich reduziert. Das Zeichnen der Belege funktioniert, sofern W-LAN vorhanden, von überall über die Web-Lösung, was sehr gut angenommen wird. Der Scan-Vorgang der Rechnungen dauert gegenüber dem späten Scannen etwas länger. Hier muss mehr Zeit eingeplant werden.
Für die Einführung ist ratsam, sich die Abläufe nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis anzusehen. Die Erarbeitung des Workflows im Vorfeld ist essenziell. Auch sollte kritisch hinterfragt werden, ob alle Organisationseinheiten richtig hinterlegt sind, da Belege nicht einfach zu anderen Kollegen weitergeleitet werden können. Darüber hinaus ist mit einem Anstieg der benötigten Lizenzen zu rechnen, da die Anzahl der digitalen Nutzer steigt. Es ist zu empfehlen, über den Testmandant eine Phase von 3-4 Wochen dazu zu nutzen, alle Abläufe (Gebührenbescheide, Schnittstellen, Verteilungen, Signatur…) zu testen. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden, alle Mitarbeiter einzubeziehen und genügend Zeit für Schulungen einzuplanen. Auch hier war die Testphase in Bad Säckingen positiv und hat den Mitarbeitern geholfen und Vorbehalte abgebaut. Eine persönliche Betreuung vor Ort durch einen Mitarbeiter der Kämmerei ist in der Einführungsphase zwingend notwendig.
Für die Stadt Bad Säckingen bietet das Projekt und die Einführung der E-Rechnung einen Mehrwert. Wir danken DATA-PLAN für die gute Zusammenarbeit und dafür, dass die Mitarbeiter immer ein offenes Ohr hatten.“
Neben der Digitalen Signatur in FINANZ+ und den Web-Modulen setzt Bad Säckingen auch die neu entwickelten Android-Apps ein, um über Sichtvermerke die Richtigkeit der Rechnungen zu bestätigen und die Zeichnung mobil und unabhängig vom Arbeitsplatz zu erledigen.
Mit unseren Anwendungen rund um die elektronische Rechnungsbearbeitung stehen Ihnen somit viele Vorteile und Möglichkeiten offen:
- Kein Medienbruch, keine Papieranordnungen mehr erzeugen
- Kosten, Zeit und Raum gegenüber herkömmlicher Archivierung sparen
- Nachhaltigkeit erhöhen und CO2-Verbrauch reduzieren
(d.velop Blog – Digitales Büro spart CO2). - Komfortable Recherche durch Integration von DMS und FINANZ+ ermöglichen
- Erhebliche Zeitgewinne durch schnelleren Rechnungsdurchlauf realisieren
- Informationsgewinn: immer wissen, wo sich ein Vorgang befindet und Hinweise auf unbearbeitete Vorgänge erhalten
Falls Sie Interesse an einer Live-Demonstration unserer Digitalen Signatur haben, kontaktieren Sie uns und senden eine E-Mail mit Ihrem Wunsch an webinar@data-plan.de