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Digitale Signatur

„Die medienbruchfreie Anordnung  vom Rechnungseingang bis zur  Archivierung“

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Die Anforderungen an moderne Finanzmanagementsysteme werden immer komplexer im Wandel der Zeit. Nicht nur die Kommunale Doppik ist ein richtungweisendes Thema der nächsten Jahre. Vor allem die Bereiche e-government und Digitalisierung sind Schlagwörter der modernen Verwaltung.

Zwei der wichtigsten Punkte hierbei sind

  • die optische Belegarchivierung
  • und das medienbruchfreie Freizeichnen von Anordnungen.

Viele Verwaltungen setzen bereits heute Systeme ein, um die Anordnungen samt begründenden Unterlagen zu scannen und zu archivieren. Dies spart dauerhaft Ressourcen in den Ämtern in den Bereichen Belegablage und Belegsuche.

Gerade bei der Umstellung auf NKF nutzen viele Verwaltungen die Gelegenheit, die Reorganisation der Ablage mit dem Thema Archivierung zu verknüpfen.

Mit FINANZ+ ist es jedoch möglich, auch den zweiten Schritt zu tätigen, nämlich den Medienbruch zu vermeiden.

Der Dokumentenablauf ist dabei wie folgt gegliedert:

  • Rechungseingangsbuch
  • Anordnung
  • digitale Signatur
  • Überstellung in ein Archivsystem
  • Auskunft aus dem Archiv

Als weitere Software kommen hierbei die Produkte d.capture und d.classify der d.velop Software GmbH zum Einsatz.

Die medienbruchfreie Anordnung ist dabei in der Kameralistik und in der Doppik nutzbar. Es können dabei verschiedene Signaturvarianten und unterschiedliche Archivsysteme zum Einsatz kommen.

Das Rechnungseingangsbuch

Die Rechungen werden eingescannt und automatisiert verschlagwortet. Es erfolgt eine Vorkontierung über ein Datenbankfenster auf die Haushaltsstellen bzw. Produkte. Ebenso wird der Kreditor/Debitor mit einer Einheitsadressnummer aus FINANZ+ bestimmt. Pflichtfelder können dabei ebenso definiert werden wie Zusatzfelder.

Die Anordnung

Die noch nicht gebuchten Rechnungen werden aus einer Tabelle ausgewählt. Die noch nicht erfassten Daten können ergänzt werden. Die Anordnung und die Rechnung werden nach dem Buchen statt gedruckt in einem Postkorb abgelegt.

Die Signatur

Es können verschiedene Postkörbe definiert werden (z. B. nach Höhe der Rechnung). Ebenso können workflows abgebildet werden (gesehen, sachlich richtig, rechnerisch richtig usw.). Der workflow definiert, wer in welchem Schritt die Anordnung nacheinander digital signieren muss. Am Ende wird die Anordnung von der Kasse freigegeben.

Überstellung in ein Archiv

Nach Freigabe durch die Kasse werden die Daten in ein Archivsystem übergeben. Das Archivierungssystem holt sich die Dokumente zur revisionssicheren Verwahrung und kann über eine Datenbanksicht die Daten der Anordnung zur Verschlagwortung und Indizierung verwenden.

Auskunft

Während des gesamten Prozesses und auch nach der Archivierung können über die Indexwerte der Anordnung (Vorgang, Interne Rechnungsnummer) das Rechnungsdokument, die Anordnung und weitere verbundene Dokumente angezeigt werden.

Kriterien und Workflows können von Verwaltung zu Verwaltung kundenspezifisch definiert werden.

Die digitale Signatur kann in zwei Ausbaustufen erfolgen:

  • als einfach Lösung dient die Verifizierung anhand Netzwerklogin, IP-Adresse, Host-Name, FINANZ+-Login und Zeitstempel. Diese Daten werden verschlüsselt übergeben.
  • Weiter ist die qualifizierte digitale Signatur gemäß SigVO möglich.

Der Kunde kann somit aus verschiedenen Sicherheitsstufen auswählen, welche Möglichkeiten für ihn passend und ausreichend sind.

Für die einfache Signatur ist dabei der Erwerb weiteren Programme nicht notwendig. Für die qualifizierte digitale Signatur sind Kartenlesegeräte sowie Karten eines akkreditierten Trustcenter notwendig. Hier berät Sie DATA-PLAN gerne näher. Egal, für welche Art der Signatur Sie sich entscheiden: Mit FINANZ+ sind Sie für die digitale Zukunft bestens vorbereitet. Denn FINANZ+ bietet Ihnen alles, was Sie von einem modernen Finanzmanagementsystem erwarten.

Als Archivsystem können dabei alle auf dem Markt befindliche Verfahren zum Einsatz kommen. DATA-PLAN hat bereits zu zahlreichen Verfahren eine Schnittstelle bereitgestellt, z. B.

  • d.3 und saperion der codia Software GmbH
  • Regisafe der Hans Held GmbH
  • Questys der Gelas GmbH
  • Programme der Optimal Systems GmbH
  • und weitere.