Umlagen+

Leistungserfassung und Abrechnung

Es können mehrere Auftragnehmer zu einem Mandanten angelegt und verwaltet werden. Ein Auftragnehmer kann beispielsweise die EDV-Abteilung, der Bauhof oder ein Hausmeister sein. Die verschiedenen Leistungskataloge werden Auftragnehmer übergreifend hinterlegt. Im Bauhof könnten demnach Personal-, Fahrzeug-, Maschinen- oder Materialkataloge angelegt werden.

Die Verbindung zum Modul Materialwirtschaft ist ebenfalls gegeben. Wird die Kosten- und Leistungsrechnung eingesetzt, können gleich die Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerinformationen verknüpft werden.

Es gibt die Möglichkeit zur Hinterlegung von verschiedenen Preisen. Einen Normalpreis, einen Verrechnungspreis und einen x-Preis, der jeweils mit der internen oder der externen Verrechnung zu einer Auftragsart kombiniert werden kann. Die Preise können für die einzelnen Leistungen, also dem Mitarbeiter, der Maschine oder dem Gerät eingetragen werden.

Zudem ist es möglich, Stundenarten zu definieren, wie Normalstunden, Überstunden oder Sonntagsarbeit mit Berechnung oder aber auch Stundenarten ohne Berechnung, wie Personalrat, Krankheit oder Urlaub.

Als besondere Funktionalität können zudem Stundenarbeitspläne hinterlegt werden, sodass das Verfahren erkennt, welchem Mitarbeiter an welchem Tag welche Sollarbeitszeit zugeordnet ist.

So kann bei der späteren Stundeneingabe erkannt werden, welche Überstunden ab Überschreitung dieser Stundenzahl anfallen.

Es  können Dienstleistungen definiert und diese – bei Bedarf – noch tiefer in Tätigkeiten untergliedert werden. Der Dienstleistung z.B. Winterdienst sind die Tätigkeiten: Winterdienst Fahrbahnen, Streubehälter füllen, Schnee beräumen/streuen oder Kontrollfahrt usw. zugeordnet.

Die Aufträge werden zu jeder Auftragsart angelegt und auch gleich mit den Produktsachkonten für die spätere Abrechnung verknüpft.

Als Aufträge können Einzel- oder Daueraufträge verwaltet werden.

Weitere Besonderheiten der Grunddatenkonfiguration sind

• der Druck von Arbeitszeitblättern für die Mitarbeiter
• die Möglichkeit der Rechteverwaltung (jeder Mitarbeiter kann nur seine Stunden erfassen)
• die Hinterlegung von wiederkehrenden Arbeiten zu Arbeitsplänen
• die Verknüpfung mit der Materialwirtschaft
• und vieles mehr.

Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden, in dem sie angeben, wie viele Stunden sie für welchen Auftrag, welche Dienstleistungen /und eventuell Tätigkeiten ausgeführt haben und welche weiteren Mittel (Fahrzeuge, Maschinen, Telefonkosten, Verbrauchsmaterial usw.) sie dafür benötigt haben.

• Die mögliche mobile Datenerfassung verringert diesen Zeitaufwand ganz erheblich.
• Die Kontrolle über die erfassten Daten pro Mitarbeiter erfolgt über den Beschäftigungsnachweis als eine mögliche Auswertung.
• Die auftragsbezogene Rechnungslegung erfolgt mit dem erweiterten Gebührenbescheidmodul.
• Hierzu werden die zur Weiterberechnung relevanten Daten aus der Leistungserfassung für einen Auftragnehmer und Ausführungszeitraum ermittelt und in Rechnung gestellt.
• Es können im Gebührenbescheidmodul kundenspezifisch unterschiedliche Berechnungs- und Verrechnungsalgorithmen abgebildet werden.
• Die unterschiedlichen Abrechnungsvarianten erzeugen Buchungen im Hauptbuch und in der Kosten- und Leistungsrechnung.

Über das flexible Auswertungswerkzeug lassen sich alle Eingaben jederzeit in vielfältiger Form aufbereiten.

Umlageverfahren

Das Umlageverfahren dient der Aufteilung der Aufwendungen bzw. des Ergebnisses der Produkte im Bereich der internen Verwaltung (Produktbereich 11).

Dabei können die Produkte direkt über einzelne Konten auf gleichartige Konten oder saldiert über die Konten der internen Leistungsverrechung auf die Zielprodukte umverteilt werden. Die saldierten Umlagen werden als Leistungsverrechnungen in den Teilergebnisrechnungen der Jahresrechnung sichtbar.

Als Umlageschlüssel können wahlweise direkte Beträge vorgegeben, als auch Mengen oder Prozentsätze festgelegt werden. Umlageschlüssel können dabei beliebig gespeichert werden und stehen für künftige Umlagen zur Verfügung. Mehrere Umlagen können zu einem Stapel zusammengefasst werden. Dadurch ist es möglich verschiedene Bereiche gemeinsam in einem Arbeitsschritt zu buchen.

Werden die Umlagen anstatt über die Konten der internen Leistungsverrechnung optional über gleichartige Konten festgelegt, kann diese Verteilung auch für die Aufteilung in der Finanzrechnung genutzt werden.

Ein weiterer Bestandteil des Umlageverfahrens betrifft den Bereich der unverteilten Buchungen. Bei unverteilten Buchungen handelt es sich um Rechnungen, die zum Zeitpunkt der Erfassung lediglich einem Budget, jedoch noch keinen Produkten zugeordnet werden können, da diese zum Zeitpunkt nicht zu bestimmen sind. Für eine korrekte Zuordnung zu den Teilrechnungen und für die Erstellung der Jahresrechnung, ist eine anschließende Zuordnung zu den Produkten zwingend erforderlich.

Das Intervall der Verteilungsbuchungen kann dabei in FINANZ+ Umlage+ frei gewählt werden und richtet sich nach dem Informationsbedarf Ihrer Berichte.