Der Landkreis Gießen mit ca. 260.000 Einwohnern in 18 Kommunen bewegt sich immer mehr auf das „papierlose Büro“ zu. Seit Anfang Oktober 2017 nutzen ca. 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Landratsamt das Modul „Digitale Signatur“. Der Landkreis Gießen ist langjähriger Kunde des DATA-PLAN Finanzwesens FINANZ+.
Damit ist es gelungen, beginnend beim Rechnungseingang über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), jegliche weitere Dokumentenerstellung und -unterzeichnung im Rahmen des Anordnungsprozesses digital durchzuführen und kein weiteres Papier zu erzeugen. Das DMS scannt die eingehenden Rechnungen und durchsucht es nach sinnvollen Datenmustern. Der dabei gebildete Datensatz wird ins FINANZ+ Rechnungseingangsbuch geschrieben und kann anschließend nachbearbeitet werden. Das Modul „Digitale Signatur“ erlaubt es, Anordnungen mittels einer „Postkorbhierarchie“ digital zu unterschreiben und weiterzuleiten. Mit der Übergabe an die Kasse werden alle während der Anordnung gesammelten Dokumente dem DMS übergeben und der Rechnung zugeordnet. In FINANZ+ kann auf die Dokumente bei Online-Auskünften und -Recherchen zugegriffen werden. Das Programm ist auch für den Import elektronischer Rechnungen vorbereitet.
Mit dieser Lösung erreicht das Landratsamt eine wesentliche Verkürzung der Bearbeitungszeit einer Rechnung und reduziert die Aufwendungen für Aktenablage und Archivierung.