Die Erfassung der Leistungsmengen im Modul FINANZ+ Kommunaler Betrieb (Bauhof) ist für die Mitarbeiter sehr zeitintensiv. Die Stunden werden von Hand auf einem Stundenzettel erfasst, ein anderer Mitarbeiter überträgt diese Daten manuell in die Leistungserfassung von FINANZ+. Mit dem Einsatz unserer mobilen Bauhoflösung in Verbindung mit Timeboys der Firma Datafox GmbH zur maschinellen Erfassung der Zeiten bei der Abarbeitung der einzelnen Aufträge lösen sie gleich mehrere Aufgaben auf einmal.
Die Stadtverwaltung Höchstadt im Bundesland Bayern hat das Programm „FINANZ+ Timeboy Verwaltung“ und die dazugehörigen Timeboy-Geräte bei DATA-PLAN erworben. Der Produktiveinsatz läuft seit dem 01.01.2016. Immer mehr Kunden, auch in Baden-Württemberg, entscheiden sich für die digitale Auftragserfassung. So ist das System bereits u.a. in Steinenbronn (Kreis Böblingen) aktiv im Einsatz. Dabei erweisen sich die nach Schutzklasse IP 65 zertifizierten Geräte als äußerst robust und zuverlässig, um eine sichere Datenerfassung im Berufsalltag zu gewährleisten.
Die Mitarbeiter des Bauhofs können mit dem Einsatz der Timeboys die Aufträge, Dienstleistungen und Tätigkeiten mit dem Barcode-Laserscanner erfassen. Ist ein Auftrag abgearbeitet, wird der nächste gescannt. Fahrzeuge und verwendete Großgeräte können durch einfaches Scannen direkt zum Auftrag erfasst werden. Am Ende des Tages werden die Datenerfassungsgeräte in die Dockingstationen gestellt. Damit werden die Daten ausgelesen und an den PC des Bauhofleiters gesendet. Im Programm „FINANZ+ Timeboy Verwaltung“ können die Daten tabellarisch kontrolliert und korrigiert werden. Anschließend werden diese über die Schnittstelle in das Programm Leistungserfassung in FINANZ+ eingelesen und stehen zur Verrechnung und Auswertung bereit. Die Daten der Endgeräte werden regelmäßig mit den Stammdaten der Leistungsverrechnung abgeglichen, sodass neu angelegte Aufträge, Fahrzeuge oder Beschäftigte schnell zum Scannen bereitstehen. Die passenden Barcodes zum Scannen können mit der TimeBoy-Lösung direkt aus FINANZ+ heraus gedruckt werden.
So werden die Vorteile im täglichen Einsatz deutlich: Schnellere Erfassung der Daten ohne Gefahr manueller Übertragungsfehler. Zudem wird eine genauere Zeiterfassung für die Aufträge ermöglicht – die Timeboys registrieren die Auftragsdauer automatisch, ein manuelles Berechnen ist nicht mehr notwendig. Dadurch können tatsächlich erbrachte Leistungen präziser ausgewertet werden und darüber hinaus wird eine Dokumentation gegenüber den Ämtern erreicht. Die digitale Erfassung registriert geleistete Überstunden und ebenso verschiedene Zuschlagsarten automatisch, sodass eine nahtlose Übertragung bis in den Beschäftigungsnachweis erreicht wird.